Microsoft ActiveSync: Giải Pháp Đồng Bộ Dữ Liệu Hiệu Quả

Microsoft ActiveSync là ứng dụng chuyên dụng, được thiết kế để đồng bộ hóa đa dạng các loại tập tin và thông tin giữa các thiết bị Pocket PC hoặc Windows Mobile Smartphone (tổng hợp gọi là thiết bị WM) với máy tính cá nhân.

Hướng dẫn sau đây tương thích với các thiết bị sử dụng hệ điều hành Windows Mobile 2003 và 2003 SE. Đối với các Pocket PC phiên bản 2000 hoặc 2002, quy trình thực hiện có thể khác biệt đáng kể.

ActiveSync được xem là phần mềm đồng bộ dữ liệu tiên tiến nhất hiện nay, được phát triển dành riêng cho các thiết bị Windows Mobile. Ứng dụng này mang đến trải nghiệm đồng bộ hóa mượt mà và hiệu quả trên hệ điều hành Windows, kết hợp hoàn hảo với Microsoft Outlook .

Các Tính Năng Nổi Bật của ActiveSync

Tốc độ truyền tải dữ liệu và đồng bộ hóa hình ảnh qua Outlook được cải thiện đáng kể, đặc biệt trên các thiết bị Windows Mobile 5.0.
Tính năng đồng bộ hóa PC từ xa (thông qua Wifi hoặc LAN) đã được loại bỏ do những lo ngại về bảo mật.
Người dùng Microsoft Exchange 2003 Service Pack 2, kết hợp với các thiết bị chạy Messaging và Security Feature Pack for Windows Mobile 5.0, sẽ được hưởng lợi từ các nâng cấp sau trong ActiveSync 4.5: công nghệ Direct Push, quét thiết bị cục bộ và xác thực chứng chỉ Microsoft Exchange.
ActiveSync 4.5 không tương thích với Microsoft Outlook 2000. Ứng dụng khuyến khích người dùng nâng cấp lên Microsoft Outlook 2003 để đảm bảo khả năng tương tác tốt nhất.
ActiveSync 4.5 đã ngừng hỗ trợ việc chuyển đổi file cơ sở dữ liệu để sử dụng trên thiết bị di động. Trong các phiên bản trước, tính năng này bị giới hạn trên các thiết bị chạy Windows Mobile cho Pocket PC 2013 trở về trước.
Khả năng chuyển đổi file font trên thiết bị di động cũng không còn được hỗ trợ trong ActiveSync 4.5.
Việc kết nối và đồng bộ hóa có thể đòi hỏi các thiết bị hoặc sản phẩm không dây bổ sung, chẳng hạn như card wifi, phần mềm mạng, phần cứng server, phần mềm điều hướng… Việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến yêu cầu kết nối Internet, wifi và mạng di động. Hiệu suất và các tính năng cụ thể phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và băng thông mạng.

Xin lưu ý rằng ActiveSync chỉ hoạt động ổn định trên hệ điều hành Windows XP SP2 trở lên. Nếu bạn sử dụng máy tính Windows Vista, các cài đặt đồng bộ hóa sẽ được quản lý thông qua Windows Mobile Device Center.

Chuẩn bị trước khi tiến hành cài đặt ActiveSync

Để bắt đầu quá trình cài đặt ActiveSync, bước đầu tiên là truy cập trang web chính thức của Microsoft dành cho Windows Mobile để tải xuống phiên bản ActiveSync mới nhất. Điều này đặc biệt quan trọng vì hệ điều hành Windows Mobile 5.0, khi mới ra mắt, chưa được tích hợp sẵn trên các thiết bị.

Thông thường, phiên bản ActiveSync đi kèm với thiết bị thường là phiên bản 3.7 hoặc thấp hơn.

Trước khi kết nối thiết bị với máy tính, hãy đảm bảo rằng đế cắm hoặc cáp USB kết nối với thiết bị di động không được cắm vào máy tính.

Để đảm bảo kết nối ổn định, nên sử dụng một cổng USB trực tiếp trên máy tính, tránh sử dụng cổng USB trung gian thông qua các thiết bị khác.

Nếu bạn có nhu cầu đồng bộ Lịch công tác (Appointments) hoặc danh sách liên lạc (Contacts) giữa máy tính và thiết bị Windows Mobile (WM), việc cài đặt Microsoft Outlook là cần thiết. Lưu ý rằng Microsoft Outlook là một phần của bộ Microsoft Office, khác với Outlook Express đi kèm với hệ điều hành Windows.

Đĩa CD Windows Mobile 2003 (SE) thường đi kèm với Microsoft Outlook 2002 và số đăng ký thường được in trên bao bì đĩa.

Sau khi hoàn thành các bước chuẩn bị, việc khởi động lại máy tính và thực hiện soft reset trên thiết bị (thường bằng cách nhấn vào một lỗ nhỏ phía sau thiết bị) là một biện pháp tốt.

Tiện ích hỗ trợ mobile ActiveSync cho phép bạn thiết lập kết nối chuẩn (standard partnership) với tối đa hai máy tính khác nhau, từ đó đồng bộ hóa dữ liệu giữa chúng.

Nếu bạn dự định đồng bộ hóa dữ liệu qua kết nối không dây WiFi, cần kiểm tra xem Device ID (tên partnership) của thiết bị có chứa ký tự gạch dưới “_” hay không. Ký tự này không hợp lệ trong mạng WiFi, trong khi Microsoft lại sử dụng nó trong tên mặc định. Bạn nên thay đổi tên mặc định này khi được yêu cầu.

Nếu đã sử dụng tên có ký tự “_”, bạn có thể thay đổi nó bất cứ lúc nào trong thiết bị: vào Start > Settings > System > About > Device ID > Device Name và đặt lại tên hợp lệ.

Trên kinh nghiệm sử dụng, có một số hạn chế khi dùng ActiveSync mà bạn nên biết!

Khi kết nối thiết bị với hơn hai máy tính, bạn chỉ có thể chọn tối đa hai máy để thiết lập kết nối chuẩn. Với các máy còn lại, bạn có thể chọn kết nối khách (guest partnership) để chỉ đọc dữ liệu trên thiết bị WM.

ActiveSync chỉ hỗ trợ đồng bộ hóa với một tài khoản email duy nhất. Do đó, bạn cần quyết định máy nào sẽ được đồng bộ hóa email và bỏ chọn hộp Inbox trên máy thứ hai.

ActiveSync chỉ đồng bộ hóa dữ liệu với Microsoft Outlook. Việc đồng bộ hóa với các chương trình quản lý thông tin cá nhân (PIM) khác, kể cả Outlook Express, là không khả thi.

ActiveSync chỉ đồng bộ hóa dữ liệu trong các thư mục gốc của Task, Contact và Note. Vì vậy, hãy sắp xếp lại dữ liệu trên Microsoft Outlook trước khi đồng bộ hóa.

ActiveSync chỉ đồng bộ hóa dữ liệu từ bộ nhớ chính của thiết bị. Do đó, việc sao lưu bộ nhớ chính thường xuyên là rất quan trọng.

Việc tạo partnership bằng kết nối WiFi không được ActiveSync hỗ trợ.