FreshBooks: Giải Pháp Quản Lý Tài Chính Linh Hoạt Cho Doanh Nghiệp

FreshBooks cung cấp một phương thức tối ưu để tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng. Đồng thời, nền tảng này còn hỗ trợ sắp xếp các khoản chi phí và theo dõi thời gian làm việc mọi lúc mọi nơi.

Hiện tại, hơn 5 triệu doanh nghiệp nhỏ đã tin dùng FreshBooks, biến việc lập hóa đơn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Với FreshBooks, các chủ doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển công việc kinh doanh, thay vì phải lo lắng về các tác vụ quản lý tài chính phức tạp.

Nền tảng này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ, giúp họ quản lý dòng tiền, theo dõi thu nhập và chi tiêu một cách chính xác.

FreshBooks không chỉ là một công cụ lập hóa đơn, mà còn là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Đăng Ký Dễ Dàng

Quá trình bắt đầu sử dụng FreshBooks vô cùng đơn giản. Nếu bạn đã sở hữu một tài khoản, chỉ cần đăng nhập và sử dụng ngay lập tức. Đối với những người dùng mới, việc tạo tài khoản được thực hiện bằng cách cung cấp các thông tin cá nhân cần thiết.

Trong trường hợp bạn dự định quản lý hơn 3 khách hàng, việc nâng cấp tài khoản là bắt buộc. Hãy nhấp vào nút Upgrade Account để cung cấp thông tin thanh toán liên quan đến phí sử dụng tài khoản.

Mức phí $19.95 mỗi tháng cho phép bạn theo dõi thông tin của 25 khách hàng, đồng thời cung cấp quyền truy cập vào tài khoản trực tuyến để ghi lại các khoản chi tiêu. Để được hỗ trợ khách hàng không giới hạn, bạn có thể lựa chọn gói $29.95 hoặc $39.95.

Gói $39.95 còn bao gồm các tính năng cộng tác, quản lý thời gian làm việc (timesheets), các công cụ báo cáo và khả năng quản lý dự án hiệu quả.

Cần lưu ý rằng, khi đăng ký các gói cao cấp và sử dụng các tính năng nâng cao, việc thực hiện tất cả các thao tác trên thiết bị Android có thể gặp hạn chế. Bạn sẽ cần thiết lập các tác vụ ban đầu trên trình duyệt máy tính.

Tuy nhiên, sau khi dữ liệu đã được cấu hình, người dùng vẫn có thể tương tác với cơ sở dữ liệu khách hàng, gửi hóa đơn, nhận thanh toán, theo dõi thời gian và chi phí một cách thuận tiện trên thiết bị Android. Mọi thay đổi hoặc bổ sung được thực hiện trên điện thoại sẽ tự động đồng bộ với phiên bản ứng dụng trên máy tính và iPad.

Khởi đầu với Khách hàng

Ứng dụng này không tích hợp một bảng điều khiển (dashboard) theo kiểu truyền thống như các phần mềm tài chính trên máy tính để bàn. Thay vào đó, giao diện chính sẽ hiển thị tổng số hóa đơn đã tạo cùng với bốn biểu tượng đại diện cho bốn tính năng chính của ứng dụng: Invoices, Clients, TimeTracking và Expenses.

Việc tạo danh sách khách hàng trước khi bắt đầu sử dụng có thể là một bước cần thiết nếu bạn chưa có sẵn. Khi nhấp vào nút Clients trên trang chủ, bạn sẽ được cung cấp hai tùy chọn: thêm khách hàng mới bằng cách nhập thủ công hoặc đồng bộ hóa từ danh bạ điện thoại. Các biểu mẫu được thiết kế để thu thập đầy đủ thông tin cần thiết cho việc tạo hóa đơn cơ bản.

Dựa trên các thông tin liên hệ, người dùng có thể dễ dàng chọn loại tiền tệ và bổ sung thêm địa chỉ thứ hai hoặc thông tin liên hệ phụ.

Các tab ở phía dưới màn hình cho phép bạn lọc danh sách khách hàng theo trạng thái: Active, Archived và Deleted. Biểu tượng làm mới giúp cập nhật danh sách, biểu tượng tìm kiếm hỗ trợ tìm kiếm khách hàng, và biểu tượng cộng cho phép tạo mới một khách hàng.

Đường dẫn (link) ở cuối màn hình cung cấp quyền truy cập nhanh để tạo hóa đơn mới, bảng giá hoặc dự án dành riêng cho từng khách hàng.

*FreshBooks Cloud Accounting for Android*

Hóa đơn và Mục hàng

Việc nhấp vào nút Invoices sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn đang có. Giao diện này được thiết kế tương tự như trang Client, giúp người dùng dễ dàng thao tác. Để tạo một hóa đơn mới, hãy chọn biểu tượng +, màn hình Invoice Detail sẽ mở ra.

Tại màn hình này, bạn có thể chọn một khách hàng đã có trong hệ thống hoặc thêm một khách hàng mới. Sau đó, nhập thông tin về ngày phát hành, số PO hoặc số hóa đơn, cũng như các khoản giảm giá áp dụng. Việc lựa chọn tài khoản Paypal để thanh toán, xác định các điều khoản thanh toán và thêm ghi chú cũng được thực hiện tại đây.

Liên kết More Actions, nằm ở cuối màn hình hóa đơn, cung cấp các chức năng quản lý hóa đơn chi tiết. Người dùng có thể nhập các khoản chi liên quan, xem hóa đơn dưới dạng file PDF, theo dõi thời điểm hóa đơn được hiển thị cho khách hàng và gửi hóa đơn qua email.

Mặc dù không có báo cáo tài chính chuẩn, nhưng thông tin về trạng thái của mỗi hóa đơn sẽ được hiển thị rõ ràng khi bạn tìm kiếm.

Cả hai mục, hóa đơn (invoice) và mục hàng (item), đều cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động của một doanh nghiệp, tương tự như thông tin chi tiết của bản ghi khách hàng.

Không có biểu tượng trang chủ riêng biệt để tạo cơ sở dữ liệu, tuy nhiên, quá trình này có thể được thực hiện nhanh chóng, tương tự như việc tạo một hóa đơn. Đối với mỗi mục hàng, người dùng có thể nhập tên sản phẩm, mô tả chi tiết, chi phí, số lượng và thuế bán hàng.

Quản lý Thời gian và Chi phí

Hai biểu tượng cuối cùng ở giao diện chính sẽ đưa bạn đến khu vực chuyên dụng để theo dõi thời gian làm việc và các khoản chi phí phát sinh.

Khi chọn chức năng Time Tracking, bạn sẽ thấy một giao diện điều khiển tương tự như hai biểu tượng trước đó. Tại đây, bạn có thể nhập liệu thời gian một cách thủ công hoặc sử dụng bộ đếm thời gian tích hợp để bắt đầu và dừng việc ghi lại thời gian thực tế.

Bất kể phương pháp nào được chọn, việc thêm thời gian đã ghi lại vào hóa đơn trở nên vô cùng dễ dàng.

Để ghi lại các khoản chi phí, hãy nhấp vào mục Expenses và biểu tượng dấu +. Camera của thiết bị sẽ được kích hoạt, cho phép bạn chụp ảnh trực tiếp hóa đơn và lưu trữ thông tin này trong bản ghi chi phí.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn, bạn hoàn toàn có thể bỏ qua bước chụp ảnh và nhập thông tin chi phí một cách thủ công.

FreshBooks: Giải pháp kế toán đám mây hàng đầu cho doanh nghiệp nhỏ

Hóa đơn dễ dàng, mọi lúc mọi nơi:

Soạn thảo và gửi hóa đơn chuyên nghiệp, ước tính trực tiếp tại địa điểm của khách hàng.
Theo dõi trạng thái hóa đơn để biết ngay khi khách hàng đã xem.
Nhập thông tin khách hàng nhanh chóng từ danh bạ điện thoại.

Quản lý chi phí thuận tiện, dù đang di chuyển:

Chụp ảnh hóa đơn chi tiêu và lưu trữ an toàn trên đám mây.
Gắn hóa đơn chi tiêu vào hóa đơn, đơn giản hóa việc tính toán chi phí cho khách hàng.

Ghi lại thời gian làm việc một cách hiệu quả:

Bật bộ đếm thời gian khi làm việc cho khách hàng, tránh bỏ sót bất kỳ khoản phí nào.
Đối chiếu hóa đơn thời gian với ngân sách dự án và lọc dữ liệu theo thời gian.
Hợp tác với nhóm làm việc thông qua bảng chấm công chung.

Kiểm soát doanh nghiệp ngay trong lòng bàn tay:

Truy cập tài khoản FreshBooks trên mọi thiết bị, ở bất kỳ đâu, bất cứ khi nào.
Làm việc ngoại tuyến khi không có kết nối Internet; dữ liệu sẽ tự động đồng bộ khi kết nối được phục hồi.
Dữ liệu được sao lưu và bảo mật tại nhiều trung tâm dữ liệu, được bảo vệ bởi tường lửa và mã hóa 256 bit – đảm bảo an toàn ngay cả khi bạn làm mất thiết bị.

Kế toán đám mây – Tiết kiệm thời gian, nhận thanh toán nhanh chóng:

Giao diện đơn giản, trực quan, được thiết kế riêng cho các chủ doanh nghiệp nhỏ, không cần kinh nghiệm kế toán phức tạp.
Nhận thanh toán nhanh hơn thông qua các phương thức trực tuyến như PayPal, thẻ tín dụng, echeck và hơn 11 cổng thanh toán khác.
Theo dõi dòng tiền vào và ra, kiểm soát tài chính chặt chẽ với các báo cáo chi tiết, báo cáo tài khoản, bảng cân đối kế toán và hơn 20 báo cáo tài chính khác.
Kết nối FreshBooks với hơn 70 đối tác đám mây, bao gồm Basecamp Classic, Google Apps, Shopify, Zendesk, Constant Contact.

Ứng dụng FreshBooks for Android yêu cầu tài khoản FreshBooks. Hãy tải ứng dụng và tạo tài khoản miễn phí hoặc đăng nhập bằng tài khoản hiện có để bắt đầu trải nghiệm.