Gam Invoice: Giải Pháp Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả

Gam Invoice là một ứng dụng được thiết kế để quản lý hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính. Phần mềm này được phát triển và cung cấp bởi Gam Software trong thời gian gần đây.

Điểm nổi bật của phần mềm là sự tích hợp đa dạng các tính năng hỗ trợ công tác kế toán. Nhờ đó, người sử dụng có thể giảm thiểu đáng kể các thao tác thủ công, giải phóng thời gian để tập trung vào việc kiểm tra và hoàn thiện các số liệu kế toán.

*Gam Invoice - Phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử*

Tự Động Hóa Quy Trình Tra Cứu và Tải Hóa Đơn

Phần mềm hỗ trợ tra cứu và tải hóa đơn điện tử một cách tự động thông qua Email, ngay cả khi không có tệp đính kèm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc tra cứu và tải từng hóa đơn thủ công.

Ngoài ra, người dùng còn có thể thực hiện tra cứu, tải và in hàng loạt hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế (TCT) mà không cần phải chờ đợi nhà cung cấp gửi về.

Khả Năng Tích Hợp Linh Hoạt

Các tệp Xml tải về có thể được nhập vào các phần mềm kế toán khác nhau dưới dạng chứng từ, phục vụ cho việc kẹp bản in vào hồ sơ một cách thuận tiện.

Gam Invoice mang đến một giải pháp toàn diện cho việc quản lý hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và tiết kiệm thời gian, chi phí.

Tính năng nổi bật của phần mềm Gam Invoice

Quản lý lưu trữ hóa đơn:

Sử dụng địa chỉ email riêng cho từng doanh nghiệp để tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu tình trạng thất lạc.
Chương trình tự động tìm kiếm và tải về các file XML, PDF của hóa đơn từ email, kể cả khi hóa đơn chỉ chứa liên kết tra cứu (khả năng xử lý lên đến 80% email). Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc tải thủ công.
Lưu trữ đồng thời file PDF (nếu có) và XML tương ứng với mỗi hóa đơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tải xuống và in ấn các file đính kèm.
Tất cả thông tin liên quan đến email và hóa đơn được bảo quản trong suốt quá trình sử dụng phần mềm, cho phép nhiều phòng ban, bộ phận cùng truy cập và sử dụng một nguồn dữ liệu thống nhất.
Kiểm tra và thống kê các hóa đơn còn thiếu hoặc bị bỏ sót trong tài khoản vào cuối tháng, hỗ trợ người dùng chủ động tải hóa đơn từ trang thông tin của Tổng cục Thuế nếu cần thiết.

Kiểm tra và tra cứu hóa đơn:

Tra cứu toàn bộ hóa đơn GTGT của doanh nghiệp trực tiếp từ Tổng cục Thuế mà không cần chờ đợi nhà cung cấp gửi về. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các đại lý thuế và kế toán làm việc độc lập, giúp hoàn thiện sổ sách một cách nhanh chóng và chính xác.
Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, bao gồm ngày ký, trạng thái ký, thông tin người mua, và tình trạng hoạt động của người bán. Việc này giúp phát hiện sớm các sai sót và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

*Giao diện hộp thư đến, lưu trữ hóa đơn điện tử*

Xử lý hóa đơn hiệu quả:

Tải đồng thời nhiều file XML, PDF hóa đơn và tự động giải nén, đặt tên file một cách khoa học và dễ quản lý.
In ấn hàng loạt hóa đơn để kẹp vào hồ sơ, chứng từ một cách nhanh chóng.
Xuất các bảng kê đầu ra, đầu vào theo yêu cầu.
Tạo bảng kê chi tiết theo định dạng tương thích với các phần mềm kế toán đang sử dụng, cho phép nhập khẩu dữ liệu dễ dàng.
Đọc và xử lý file XML hóa đơn điện tử.

Các tiện ích bổ sung:

Khả năng tạo và quản lý nhiều công ty trong cùng một tài khoản.
Không giới hạn số lượng máy trạm kết nối vào tài khoản.
Chuyển đổi dễ dàng sang chế độ Offline khi không muốn tiếp tục sử dụng Online, giúp giảm chi phí mà vẫn có thể lưu trữ và khai thác dữ liệu đã thu thập trước đó.

*Đọc, xử lý hóa đơn điện tử trên Gam Invoice*

Tất cả hóa đơn điện tử trong Gam Invoice đều được lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, để tối ưu chi phí, người dùng có thể chuyển sang lưu trữ Offline, vẫn đảm bảo khả năng truy xuất và tra cứu dữ liệu cũ. Dù vậy, việc tìm kiếm hóa đơn có thể trở nên khó khăn hơn so với khi lưu trữ Online.