OneDrive for Business: Giải pháp lưu trữ đám mây tối ưu cho doanh nghiệp

OneDrive for Business là ứng dụng lưu trữ trực tuyến trên nền tảng đám mây, được thiết kế đặc biệt dành cho các tổ chức và doanh nghiệp, do hãng Microsoft phát triển. Phiên bản hiện tại là OneDrive for Business Next Generation Sync Client.

*Giao diện ứng dụng OneDrive for Business*

Ứng dụng lưu trữ đám mây hữu ích cho doanh nghiệp OneDrive for Business

Tiếp nối thành công của OneDrive for Business Sync Client, Microsoft đã giới thiệu phiên bản Next Generation Sync Client vào giữa tháng 12 năm 2015. Phiên bản này tương thích với máy tính Windows 7 trở lên và máy tính Mac 10.9 trở lên. Đây là một cải tiến đáng kể so với phiên bản trước, vốn chỉ hỗ trợ hệ điều hành Windows.

Mục tiêu hàng đầu của Microsoft trong quá trình phát triển là nâng cao hiệu suất và độ ổn định, đồng thời cung cấp cho người dùng khả năng đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ. Ứng dụng hiện hỗ trợ dung lượng file lên tới 10GB và loại bỏ giới hạn đồng bộ 20.000 file như trước đây.

Nhà quản trị công nghệ thông tin của doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các thiết lập, bao gồm việc chặn đồng bộ với dịch vụ OneDrive của khách hàng và xác định các thư mục được đồng bộ tự động. Các bản cập nhật cho Sync Client mới sẽ được triển khai độc lập với các bản cập nhật của Office và Windows.

Lưu trữ, chia sẻ và cộng tác dễ dàng

Tương tự như OneDrive phiên bản thông thường, OneDrive for Business cho phép người dùng lưu trữ tệp tin từ máy tính lên đám mây, truy cập chúng từ nhiều thiết bị khác nhau và chia sẻ một cách thuận tiện.

Tuy nhiên, phiên bản dành cho doanh nghiệp này có thêm các tính năng chuyên biệt phục vụ công việc. Nó cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một file và trao quyền cho người quản trị kiểm soát các thao tác mà người dùng có thể thực hiện với file trong thư viện.

OneDrive for Business cũng khác biệt so với Office 365 , vốn tập trung vào việc lưu trữ các tài liệu liên quan đến dự án. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc kết hợp sử dụng Office 365 và OneDrive for Business có thể là một lựa chọn tối ưu.

Chấp thuận quyền truy cập từ các thành viên trong doanh nghiệp

Dung lượng lưu trữ và quyền truy cập

Nếu bạn đang sử dụng Office 365, bạn sẽ được cung cấp dung lượng 1TB trong OneDrive for Business. Trong trường hợp dịch vụ được lưu trữ trên máy chủ SharePoint của tổ chức, dung lượng cho phép sẽ do người quản trị quyết định.

Mặc định, tất cả các file được lưu trữ trong OneDrive for Business đều có quyền truy cập cá nhân, trừ khi người dùng chủ động chia sẻ. Ví dụ, bạn có thể cấp quyền xem file cho tất cả thành viên trong công ty bằng cách đặt nó vào thư mục Shared with Everyone.

Ứng dụng cũng hỗ trợ chia sẻ file với từng đồng nghiệp khi cộng tác trong các dự án. Nếu đăng nhập vào Office 365, bạn thậm chí còn có thể chia sẻ với người ngoài doanh nghiệp, tùy thuộc vào chính sách của công ty.

Lựa chọn cài đặt cho OneDrive for Business

Hướng dẫn sử dụng

Để bắt đầu sử dụng OneDrive for Business, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Office 365 (hoặc tạo một tài khoản mới nếu chưa có). Sau đó, nhấp vào biểu tượng ở góc trái màn hình để mở danh sách ứng dụng và chọn OneDrive.

Tại đây, bạn có thể tạo thư mục mới, tải lên các file (Word, Excel, Powerpoint, OneNote) hoặc đồng bộ OneDrive for Business với thư mục trên máy tính của mình. Một tính năng tiện lợi khác là khả năng di chuyển file giữa tài khoản OneDrive cá nhân và tài khoản Office 365 Business thông qua OneDrive for Business, ngay cả khi không thể kết nối trực tiếp hai tài khoản này.

Mở ứng dụng OneDrive for Business trong kho ứng dụng của Office 365

Tùy chỉnh và quản lý

Trong mục Site Settings, người quản trị có thể thực hiện nhiều thay đổi về cài đặt, từ giao diện trang web (vị trí các công cụ, cách hiển thị file, logo, mô tả doanh nghiệp) đến cách phân cấp các mục và lựa chọn tìm kiếm. Quan trọng nhất, họ có thể quản lý các quyền truy cập file.

Các lựa chọn thêm file mới hoặc tải file từ máy tính lên kho lưu trữ trực tuyến

Tính năng nổi bật của dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive for Business

Giải pháp lưu trữ tập trung cho công việc

Dễ dàng lưu trữ tài liệu, thư mục và chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm.
Mỗi tài khoản người dùng được cấp phát dung lượng lưu trữ lên đến 1TB.
Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị, cho phép truy cập mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi không kết nối Internet.
Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hoặc khám phá các nội dung liên quan thông qua Office Delve.

OneDrive for Business giúp bạn quản lý thư mục và tập tin một cách hiệu quả.

Nền tảng cộng tác làm việc hiệu quả

Chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đối tác và khách hàng một cách thuận tiện.
Người dùng có toàn quyền kiểm soát quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu.
Tích hợp hoàn hảo với Office 365, hỗ trợ chỉnh sửa, tạo mới, xem trước và thảo luận trực tiếp trên Yammer.
Quản lý các phiên bản tài liệu, dễ dàng xem và khôi phục các bản chỉnh sửa trước đó khi cần thiết.
Thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng tài liệu.

Giải pháp được thiết kế cho doanh nghiệp

Đơn giản hóa việc quản lý tài khoản người dùng, dung lượng lưu trữ và các cài đặt khác thông qua quyền quản trị từ Office 365. OneDrive cũng cung cấp giải pháp kết hợp (hybrid) linh hoạt, tích hợp giữa hệ thống tại chỗ và trên đám mây.
Đảm bảo an toàn dữ liệu với các thuật toán mã hóa tiên tiến nhất, bảo vệ thông tin trong quá trình truyền tải. Microsoft là một trong những nhà cung cấp dịch vụ đám mây hàng đầu, cam kết bảo mật thông tin cho khách hàng.
Đáng tin cậy, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn, bảo mật và tuân thủ như USO 27001, HIPAA, FISMA, FERPA, SSAE, và các quy định về xử lý dữ liệu.
Luôn được cập nhật các tính năng mới nhất, bao gồm đồng bộ hóa đa nền tảng, ứng dụng di động, chống mất dữ liệu và quản lý tài liệu thông minh.

Lưu ý rằng, phiên bản Next Generation Sync Client đầu tiên có thể gặp một số vấn đề cần người dùng lưu ý.

Hiện tại, phiên bản này chưa hỗ trợ Windows 8.1, tuy nhiên Microsoft sẽ bổ sung hỗ trợ trong quý 1 năm nay.
Tính năng đồng bộ hóa thư viện tài liệu SharePoint chưa được hỗ trợ.
Có một số hạn chế khi tích hợp với Office: Khi mở file Office từ thư mục đồng bộ trên máy tính bằng Windows Explorer, ứng dụng Office có thể không nhận diện file đó là của OneDrive for Business, dẫn đến các vấn đề như không thể đính kèm file trong Outlook hoặc chia sẻ file từ ứng dụng Office. Microsoft sẽ khắc phục những hạn chế này vào quý 2 năm nay.

*Không thể chia sẻ file từ ứng dụng Office*

Các vấn đề hiện tại của OneDrive for Business sẽ được giải quyết trong thời gian tới.

Việc cài đặt phiên bản mới của OneDrive for Business rất đơn giản, ngay cả khi bạn đã có tài khoản OneDrive cá nhân. OneDrive for Business là một giải pháp lưu trữ hiệu quả cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô.