Open365: Giải pháp thay thế mã nguồn mở cho Office 365

Open365 được xây dựng như một lựa chọn thay thế mã nguồn mở cho bộ ứng dụng văn phòng Office 365 . Ứng dụng này cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa văn bản và các loại tài liệu khác, đồng thời hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.

Giao diện của ứng dụng Open365 trên hệ điều hành Windows.

Mặc dù hiện tại Open365 vẫn đang trong giai đoạn beta, người dùng đã có thể đăng ký tài khoản thông qua trang web chính thức của ứng dụng và trải nghiệm các tính năng mà nó cung cấp.

Sau khi hoàn tất quá trình đăng ký, Open365 sẽ cung cấp một địa chỉ email cho người dùng, được sử dụng để đăng nhập vào tài khoản trên các thiết bị khác. Ngay sau đó, giao diện web của ứng dụng sẽ tự động hiển thị.

Người dùng có thể tải xuống và cài đặt các phiên bản ứng dụng tương thích với hệ điều hành Windows, Mac, Linux, cũng như thiết bị Android để đảm bảo việc đồng bộ hóa dữ liệu được thực hiện liền mạch trên mọi thiết bị.

Các liên kết tải xuống cho các hệ điều hành khác có thể được tìm thấy trong danh sách tải xuống bổ sung. Hiện tại, phiên bản dành cho iOS vẫn đang trong quá trình phát triển và dự kiến sẽ sớm được phát hành trong tương lai.

Giao diện hiển thị danh mục file trên phiên bản web.

Quá trình đồng bộ hóa tự động danh mục file giữa các thiết bị.

Giới thiệu về ứng dụng văn phòng Open365

Open365 cung cấp cho người sử dụng hai chức năng cốt lõi. Đó là khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị khác nhau và tài khoản đám mây, cùng với việc cho phép người dùng xem, chỉnh sửa và tạo các tập tin tài liệu trực tuyến. Công nghệ Open Source Office được tích hợp trong Open365 tương tự như LibreOffice .

Ngoài phiên bản web giúp lưu trữ dữ liệu trên đám mây, Open365 còn hỗ trợ cài đặt để người dùng có thể tự lưu trữ dữ liệu trên thiết bị của mình (self-host). Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, bước đầu tiên là chọn một thư mục (được Open365 gọi là Seafile Folder) để ứng dụng tự động lưu trữ các tập tin. Tiếp theo, người dùng cần đăng nhập bằng tài khoản đã được tạo trên trang chủ của ứng dụng, sử dụng địa chỉ email có đuôi @open365.io.

Hiện tại, Open365 cung cấp 20GB dung lượng lưu trữ. Đây là một con số vượt trội so với nhiều dịch vụ đồng bộ hóa tập tin khác hiện có trên thị trường.

Điểm nổi bật của ứng dụng văn phòng Open365

Đồng bộ hóa dữ liệu, tập tin trên đa dạng thiết bị và nền tảng đám mây

Các thư mục dữ liệu được tự động đồng bộ giữa bản cài đặt và phiên bản web. Việc thêm một tập tin ở bất kỳ đâu sẽ tự động cập nhật nội dung trên các phiên bản khác. Ứng dụng cung cấp các file hướng dẫn sử dụng chi tiết và hữu ích. Khi chọn mở tập tin trên bản web, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên trình duyệt, cùng với các tùy chọn xóa, chia sẻ và tải xuống.

Ngược lại, khi mở tập tin từ ứng dụng cài đặt trên thiết bị, Open365 sẽ mở bằng phần mềm đọc file mặc định của hệ thống. Các thao tác như đổi tên, sao chép, xóa hoặc tải về thiết bị cũng được hỗ trợ đầy đủ.

Như đã đề cập, Open365 tương thích với nhiều hệ điều hành và tự động đồng bộ hóa nội dung giữa các nền tảng khác nhau. Trong mục Devices của bản web, bạn sẽ thấy danh sách các thiết bị đã kết nối với cùng một tài khoản người dùng.

Hỗ trợ đa dạng định dạng tập tin

Mặc dù tập trung vào việc tạo và chỉnh sửa văn bản, Open365 vẫn hỗ trợ nhiều định dạng file, không chỉ giới hạn ở DOCX, XLS hay PPTX (các định dạng phổ biến của Microsoft Office). Ứng dụng còn có khả năng mở các file hình ảnh, âm thanh và video với nhiều định dạng thông dụng.

Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng Open365 như một giải pháp quản lý file đa năng, tương tự như OneDrive hay Dropbox , thay vì chỉ làm việc với các tài liệu văn phòng.

Thiết lập quyền riêng tư và chia sẻ tập tin linh hoạt

Thư viện trong Open365 có thể được cấu hình là thư viện cá nhân hoặc thư viện chia sẻ. Một tính năng hữu ích khác là khả năng tạo thư mục mới từ bản web và sử dụng mã hóa (bằng cách chọn hộp thoại Encrypt) để bảo vệ thư mục đó bằng mật khẩu (khác với mật khẩu đăng nhập ứng dụng).

Về chia sẻ, bạn có thể chia sẻ file hoặc toàn bộ thư viện với một người dùng hoặc nhóm người dùng, đồng thời thiết lập quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem, cũng như sử dụng mật khẩu bảo vệ hoặc tự động hủy liên kết sau một khoảng thời gian nhất định.

Mã hóa thư mục mới tạo bằng mật khẩu

Chia sẻ file với các tùy chọn về quyền và mã hóa

Tạo và chỉnh sửa văn bản chuyên nghiệp

Trong khi bản cài đặt chủ yếu đóng vai trò là phần mềm client để chia sẻ dữ liệu lên đám mây, mở và xem file bằng các phần mềm đọc file có sẵn trên máy tính, thì bản web cho phép bạn mở, in và chỉnh sửa văn bản trực tiếp trên trình duyệt. Ứng dụng tự động lưu các thay đổi, nhưng cũng cho phép người dùng lưu thủ công bất cứ lúc nào.

Văn bản sau khi chỉnh sửa có thể được lưu trên đám mây hoặc trong thiết bị. Bạn cũng có thể xuất sang các định dạng khác như PDF, HTML, gửi qua email, Bluetooth hoặc thêm chữ ký điện tử.

Giao diện chỉnh sửa văn bản của ứng dụng

Về các công cụ chỉnh sửa, Open365 cung cấp đầy đủ các tính năng định dạng văn bản, chèn hình ảnh, liên kết, kiểu xem, lề, bảng biểu, đánh dấu... không hề kém cạnh so với bộ Office. Nếu bạn đã quen thuộc với LibreOffice, giao diện và các tính năng sẽ rất quen thuộc. Mục Help cũng cung cấp sự hỗ trợ khi bạn cần.

Hiện tại, tốc độ tải và làm việc với văn bản có thể hơi chậm, đòi hỏi bạn phải chờ một vài giây để tải tài liệu và mở các công cụ lựa chọn.

Các tùy chọn chỉnh sửa văn bản rất phong phú

Công cụ bảng tính và trình chiếu chuyên dụng

Tương tự như các ứng dụng văn phòng khác, Open365 cũng tích hợp Calc và Impress – hai công cụ tạo bảng tính và thiết kế slide thuyết trình tương ứng với Excel và PowerPoint của bộ Office. Các tính năng gần như quen thuộc với những người dùng thường xuyên sử dụng bộ Office.

Ngoài ra, ứng dụng còn cung cấp tính năng email (sử dụng địa chỉ email có đuôi @open365.io đã được tạo trước đó) với khả năng tạo danh sách công việc, thêm ghi chú và sử dụng lịch cá nhân để quản lý công việc. Bạn có thể truy cập tất cả các tính năng này bằng cách nhấp vào biểu tượng 6 chấm ở góc trái màn hình, bên cạnh chữ Cloud.

Giao diện bảng tính của Open365

Giao diện tạo slide thuyết trình

*Quản lý công việc với ứng dụng mail giàu tính năng*

Ứng dụng mail hỗ trợ công việc với nhiều tính năng

Tổng quan, Open365 là một ứng dụng văn phòng thay thế đáng cân nhắc cho Office 365 và Google Docs . Ứng dụng hoàn toàn miễn phí và cung cấp khả năng đồng bộ hóa file trên các thiết bị, cũng như xem và chỉnh sửa file dễ dàng. Việc cài đặt Open365 trên máy tính là một lựa chọn hấp dẫn cho những ai muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình mà không phụ thuộc vào Office365.