Bạn có đang lo lắng về lượng giấy in tiêu hao quá mức trong đơn vị?

Nếu bạn là một quản trị mạng, việc kiểm soát chi phí in ấn có lẽ là một bài toán đau đầu. Tình trạng in ấn không cần thiết, lãng phí giấy và mực in có thể gây ra những khoản chi phí đáng kể. Giải pháp tối ưu cho vấn đề này chính là phần mềm Papercut Print Logger (PPL).

PPL được thiết kế để theo dõi và cung cấp báo cáo chi tiết về các hoạt động in ấn trong mạng nội bộ. Cụ thể, PPL ghi lại số lượng giấy đã sử dụng, loại giấy in, tên của tài liệu in, thời điểm in, và máy tính đã gửi lệnh in. Thông tin này được trình bày trực quan trên giao diện website hoặc dưới dạng bảng tính Excel, được phân loại theo ngày tháng.

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Papercut Print Logger

Để bắt đầu, bạn cần tải và cài đặt PPL trên máy chủ (server) có kết nối với máy in. Sau khi quá trình cài đặt hoàn tất, chương trình sẽ tự động khởi động như một dịch vụ của Windows.

Để xem báo cáo in ấn, bạn có thể truy cập theo đường dẫn sau: Start > Programs > Papercut Print Logger > View print logs. Một trang web với tiêu đề Papercut Print Log và ngày tháng hiện tại sẽ hiển thị. Nhấn vào nút "View" dưới thẻ HTML để mở bảng thống kê chi tiết.

Bảng thống kê này bao gồm các thông tin quan trọng như: Thời gian (Time), Tên người dùng (User), Số trang (Pages), Số bản sao (Copies), Tên máy in (Printer), Tên tài liệu (Document name), Máy tính in (Client), Khổ giấy (Paper size), Chiều rộng trang (Page width), Chiều cao trang (Page height), In hai mặt (Duplex), Chế độ màu (Greyscale), và Dung lượng tài liệu (Size).

Khi có hoạt động in ấn mới diễn ra trong khi bạn đang xem báo cáo, hãy nhấn nút "Refresh" để cập nhật dữ liệu mới nhất.

Xuất báo cáo và phân tích dữ liệu

PPL hỗ trợ xuất báo cáo sang định dạng CSV của Excel. Tuy nhiên, định dạng này có thể khó đọc. Để khắc phục, bạn có thể sao chép toàn bộ nội dung từ trình duyệt web (sử dụng lệnh "Select all" sau đó Ctrl+V trong Excel) và dán vào bảng tính Excel. Tại đây, bạn có thể dễ dàng tạo các công thức để tính toán tổng lượng giấy đã in, chi phí in ấn, và các chỉ số quan trọng khác.

Lưu ý quan trọng:

Do PPL hoạt động như một dịch vụ, mọi lệnh in từ Windows đều được ghi lại.
Tất cả các file lịch sử của PPL được lưu trữ trong thư mục C:\Program Files\PaperCut Print Logger\logs, được phân loại theo ngày.

Nguồn: Vietnamnet